Jika diterjemahkan secara harfiah, virtual office di Surabaya dapat diartikan sebagai tempat rapat di ruang maya atau kantor virtual (kantor tak terlihat). Akan tetapi sebenarnya yang dimaksud bukanlah itu, dalam dunia bisnis modern, virtual office adalah bentuk lain dari kantor yang berlokasi di tempat lain, atau kantor yang bisa dipakai bersama-sama oleh banyak perusahaan.

Pengertian virtual office Surabaya secara sederhana seperti ini, jika anda mempunyai perusahaan di Ngawi, Jawa Timur lalu ingin menggaet investor di Surabaya, maka anda biasanya akan membuka cabang di Surabaya kan ya? Tentunya akan memakan banyak pengeluaran jika membuka cabang. Maka solusi utamanya adalah menyewa virtual office.

Menyewa virtual office Surabaya ini hanya menyewa sebuah ruangan yang dilengkapi fasilitas ala kantor pada umumnya seperi resepsionis, nomer telepon kantor, PO BOX alamt surat menyurat dan bahkan alamat email resmi. Lebih mudah dan efektif bukan? Biasanya virtual office ini disewakan oleh sebuah perusahaan pengelola virtual office yang banyak menawarkan jasa ke berbagai perusahaan.

Jadi jangan heran jika di dalam satu ruko penyedia virtual office akan terdapat banyak nama nama perusahaan yang berada di dalam satu kantor yang sama. Eits, jangan berpikiran rumit dahulu, penyedia virtual office akan menyediakan ruangan tersendiri untuk setiap perusahaan, atau menyediakan fasilitas yang sesuai dengan pesanan anda misalnya jasa resepsionis atau jasa ruang meeting.

Apa saja fasilitas yang ditawarkan virtual office surabaya?

Jika anda adalah pemilik perusahaan, pengusaha muda dan generasi millenial yang sedang melakukan ekspansi bisnis dan ingin membuka kantor cabang berbentuk virtual office di surabaya, biasanya ada beberapa fasilitas yang ditawarkan oleh pengelola virtual office surabaya, berikut beberapa fasilitas kantor virtual office yang bisa anda pertimbangkan:

Virtual office surabaya biasanya menyediakan satu buah rumah atau ruko yang bisa diisi lima hingga dua puluh alamat perusahaan. Apakah ini legal secara hukum? Tentu saja. Virtual office adalah jalan tengah yang diberikan oleh negara (dalam hal ini) undang-undang bagi perusahaan yang ingin membuka cabang tetapi ingin efektif dalam biaya pengeluaran atau penyewaan tempat.

Fasilitas yang diberikan virtual office surabaya selanjutnya adalah jasa administrasi misalnya adanya satu atau dua resepsionis yang akan melayani telepon ke alamat virtual office tersebut. Lalu bagaimana bisa dua orang resepsionis melayani konsumen dari dua puluh perusahaan?

Biasanya akan ada protokol atau aturan khusus cara menerima telepon dari konsumen. Jika personil pegawai anda saat itu stand by di virtual office, maka telepon akan diberikan kepada pegawai anda. Namun, jika tidak ada resepsionis akan meminta konsumen untuk menelepon atau membuat janji di hari lain. Nanti resepsionis akan meneruskan janji dan telepon kepada anda.

Selain itu, fasilitas virtual office surabaya yang tidak boleh lupa adalah adanya ruangan meeting. Jadi ketika anda memutuskan akan bertemu seorang klien di surabaya untuk bertemu di virtual office yang telah anda sewa, anda bisa menggunakan / menyewa ruangan meeting tersebut untuk bertemu klien. Mudah sekali bukan?

Selanjutnya, virtual office surabaya juga menyediakan akses wifi atau internet kabel yang bisa anda pakai untuk urusan pekerjaan. Biasanya juga tersedia alat alat kantor semisal komputer, printer dan beberapa ATK untuk mendukung operasional perusahaan cabang anda.

Pada bagian terakhir ini, perusahaan pengelola virtual office surabaya juga biasanya akan menawarkan layanan konsultasi hukum. Biasanya meliputi beberapa hal legalitas misalnya ijin pendirian badan usaha, surat ijin perdagangan hingga bahkan membuat website dan juga hosting.

Berapa biaya untuk sewa virtual office surabaya?

Biaya sewa untuk sebuah ruangan virtual office surabaya sangat tergantung dengan fasilitas dan jasa yang anda gunakan. Pada beberapa virtual office yang menawarkan paket lengkap (mulai dari ruangan kantor, ruang meeting, jasa resepsionis, konsultan hingga domain website) bisa mencapai tiga juta hingga lima juta per bulan.

Sementara untuk paket-paket tertentu yang terpisah biasanya jauh lebih murah. Misalnya jika anda hanya menyewa virtual office saja biasanya hanya bekisa 500 ribu hingga 700 ribu setiap bulannya saja. Anda bisa menyewa ruang meeting saat diperlukan saja. Untuk jasa resepsionis itu semua tergantung kebutuhan perusahaan anda.

Apakah membuka jasa virtual office surabaya merepotkan?

Tentu saja tidak, bagi anda pengusaha muda dan generasi millenial yang ingin membuka jasa virtual office surabaya bisa mengikuti beberapa tahapan-tahapan di bawah ini:

Membuka jasa virtual office surabaya sangat prospektif, surabaya adalah kota industri terbesar kedua di Indonsia setelah Jakarta. Jadi anda bisa siapkan dana untuk membangun sebuah perusahaan pengendali, biasanya perusahaan ini berbentuk PT (Perseroan terbatas) atau CV (Persekutuan komanditer). anda bisa bergabung dengan teman anda untuk menambah modal atau dengan modal ventura yang memberi anda dukungan dana.

Selanjutnya perusahaan anda bisa mendaftarkan diri di notaris, membuka surat ijin perdagangan dan jasa untuk domisili di Surabaya atau jawa timur jika ingin lebih luas. Serta menyiapkan beberapa perizinan terkait seperti ke dinas penanaman modal atau dinas pariwisata jika dibutuhkan.

Virtual office Surabaya membutuhkan rumah atau ruko tetap. Jika anda mempunyai dana yang lumayan besar, maka membeli rumah atau ruko adalah pilihan terbaik. Sementara jika tidak terlalu banyak, anda bisa menyewa sebuah rumah atau ruko dalam tenor yang lama (misal selama lima hingga sepuluh tahun). pastikan bahwa kontrak hukum ini jelas, tanah atau rumah tidak dalam sengketa karena bisa mengganggu bisnis anda. Serta pastikan ada lahan parkir yang cukup memadai.

Proses selanjutnya untuk berbisnis virtual office surabaya adalah promosi. Pastikan tim marketing anda memahami dengan baik dunia ekonomi dan bisnis di Surabaya. Carilah target dari pengusaha pengusaha muda dan millenial di surabaya atau provinsi jawa timur yang membutuhkan dukungan virtual office untuk bertemu klien mereka di surabaya.

Pada bagian ini, nilai tambah sebuah perusahaan pengelola virtual office surabaya adalah mengenai jasa konsultasi hukum. Jika anda berlatar belakang hukum atau tim anda mempunyai kemampuan tersebut, anda bisa sekalian membuka jasa paket pendirian perusahaan seperti CV, UD, dan bahkan PT. Penambahan jasa konsultan ini bisa satu anda paketkan dengan biaya penyewaan virtual office. Akan sangat menarik, karena para pengusaha muda dan generasi milenial hanya tinggal membayar satu paket dan mendapat semua.