Ruang meeting yang representative sebenarnya sangat penting bagi perusahaan. Karena hampir tiap hari mereka mengadakan pertemuan dengan pelanggan, rekanan, atau sekedar rapat internal. Tapi ternyata tidak semua perusahaan memiliki ruang meeting yang memadai. Apalagi bagi perusahaan rintisan atau start up bermodal terbatas.

Bahkan ada juga yang masih belum memiliki dana cukup untuk membangun kantor atau sekedar menyewa kantor tetap. Sebagai solusinya, banyak dari perusahaan tersebut yang memutuskan menyewa meeting room.

Karena membangun ruangan meeting harus memikirkan banyak hal. Jika dana yang dimiliki hanya cukup untuk membangun ruang meeting sederhana dan apa adanya, justru bisa menimbulkan bumerang.

Apa jadinya kalau yang datang customer penting? Kalau kesan pertama yang didapat kurang menyenangkan, bisa jadi perusahaan kita dianggap tidak profesional. Beda cerita kalau kita menggunakan ruang meeting sewaan. Dengan fasilitas serba canggih dan ruangan yang representative, maka kita tidak akan mengkuatirkan faktor kenyamanan.

Disamping faktor biaya, faktor lain yang harus dipertimbangkan sebelum memutuskan membangun sendiri atau menyewa ruang meeting. Salah satunya adalah seberapa sering perusahaan kita mengadakan meeting

Meeting memang sangat penting. Apakah untuk membahas internal perusahaan atau kerjasama dengan rekanan. Di arena rapatlah sering muncul ide-ide perbaikan perusahaan yang disampaikan dari berbagai sudut pandang.

Tapi setiap perusahaan berbeda-beda dalam hal frekuesi rapat. Ada yang sangat sering, bahkan dalam sehari bisa rapat beberapa kali. Tapi ada juga yang frekuensi rapatnya sangat rendah, misalnya cukup seminggu sekali.

Nah bagi perusahaan yang sangat jarang rapat, membangun ruang meeting bisa menimbulkan pemborosan. Untuk apa mengeluarkan dana untuk sesuatu yang jarang digunakan? Dana untuk membeli furniture ruangan atau fasilitas meeting seharusnya bisa dialokasikan untuk pos-pos lainnya. Belum lagi peralatan elektronik yang gampang rusak akibat jarang dipakai.

Tapi pemakai persewaan ruang meeting tidak hanya dari perusahaan rintisan saja. Banyak perusahaan besar yang lebih suka mengadakan rapat dengan menyewa ruang meeting di luar gedungnya.

Karena itu tidak heran kalau akhir-akhir ini bisnis sewa ruang meeting semakin menjamur di kota-kota besar. Lalu apa alasan yang membuat para pebisnis lebih suka meeting di ruang sewaan? Ini dia penjelasannya:

1. Memberi kenyamanan

Alasan utama perusahaan meeting di luar adalah untuk mendapat kenyamanan. Sewa ruang meeting dianggap solusi praktis memberi kenyamanan pada klien dan peserta rapat lainnya.

Dengan pemilihan lokasi yang lebih strategis, semua peserta rapat maupun klien diharapkan bisa datang tepat waktu dan tidak kesulitan menjangkau tempat meeting. Selain itu, kita juga bisa memilih ruang meeting yang sesuai dengan jumlah peserta rapat.

Bahkan demi kenyamanan pengguna, ada beberapa persewaan ruang meeting yang tata letak ruangannya bisa berubah-ubah disesuaikan dengan kebutuhan. Walau menjalani meeting selama berjam-jam, rasa nyaman membuat kita tetap betah di ruangan tersebut.

Kita bisa request dan menentukan sendiri settingan ruangan yang diinginkan. Apakah berbentuk theater, U shape, circle, classroom, atau konferensi.

2. Mendapat suasana baru

Ada kalanya karyawan merasa jenuh kalau rapat di kantor sendiri. Karena itu, tidak ada salahnya kalau perusahaan mencoba meeting di luar kantor.

Bahkan tidak jarang kita dapati ada perusahaan yang selalu berpindah dari satu tempat meeting ke tempat lainnya. Hal itu agar karyawan mendapat pengalaman dan suasana baru setiap waktunya.

Suasana baru diharapkan memberikan kesegaran dan atmosfer meeting lebih kondusif yang pada akhirnya menghasilkan ide-ide yang lebih berkualitas.

3. Fasilitas lengkap

Alasan lain perusahaan menyewa ruang meeting adalah kelengkapan fasilitas yang lebih baik. Tidak hanya ruangan yang representative, pengelola biasanya juga menyediakan jaringan wifi kecepatan tinggi, fasilitas teleconference, layar TV atau LCD proyektor.

Ruang meeting yang yang dilengkapi kursi ergonomis berkualitas tinggi juga menambah kenyamanan dan kelancaran rapat.

Kita juga tidak perlu menyiapkan konsumsi. Karena umumnya makanan dan minuman sudah disediakan oleh pengelola ruangan.

4. Style

Tidak banyak perkantoran yang mendesain ruangan meeting dengan sentuhan artistik. Padahal ruang meeting stylish bisa menghilangkan kebosanan dan berpengaruh pada kelancaran rapat. Dengan alasan ini, banyak pebisnis memilih rapat di ruangan yang memiliki gaya berbeda.

5. Siap pakai

Dengan sewa ruang meeting, perusahaan tidak perlu menyiapkan tidak perlu melakukan persiapan apapun. Karena semua hal yang berhubungan dengan arena rapat sudah disiapkan pengelola. Kita tinggal datang, duduk, dan fokus pada agenda meeting.

Dan kalau perusahaan kita memiliki permintaan khusus, kita tinggal menyampaikannya saat booking ruang meeting.

Kita juga tidak perlu repot-repot menyiapkan petugas kebersihan atau menyediakan meja kursi. Begitu juga saat rapat selesai, pegawai meeting room tersebut akan segera membersihkan serta merapikannya.

Jadi bagi perusahaan yang semua staffnya sangat sibuk, menyewa meeting room bisa menjadi cara tepat dalam penyelenggaraan rapat.

6. Menjaga privasi

Menyewa meeting room juga memastikan privasi peserta rapat bisa terjaga. Karena hanya kalangan internal dan peserta meeting room saja yang boleh masuk ke ruangan.

Berbeda kalau rapat diadakan di kantor sendiri yang seringkali tidak memperhatikan privasi. Sehingga banyak orang berlalu lalang, bahkan ada yang masuk ke ruangan secara tiba-tiba.

Padahal untuk pertemuan penting atau deal-deal bisnis bernilai besar, diperlukan suasana tenang dan tidak banyak gangguan.

Nah itu tadi beberapa alasan perusahaan lebih suka menyewa ruangan meeting. Di kota bisnis seperti Jakarta atau Surabaya, tidak terlalu sulit menemukan persewaan meeting room. Bagaimana dengan anda? Ingin mencoba meeting di luar kantor?