Jika anda bekerja di dalam kantor yang mempunyai ruang memadai tentu melakukan meeting di ruangan kantor sendiri bisa dilakukan. Lalu bagaimana jika pekerjaan anda tidak memiliki ruang meeting, atau anda adalah seorang freelacer yang bekerja part time dan membutuhkan bertemu dengan klien atau melakukan presentasi dengan klien?

Nah jawabannya adalah dengan sewa ruang meeting yang biasanya bisa kita lakukan dalam beberapa jam atau seharian penuh. Sewa ruang meeting ini sebenarnya tidak hanya khusus bagi mereka yang bekerja part time, ataupun bekerja tanpa dengan kantor, tetapi juga bisa menjadi variasi agenda rapat kantor tetap dengan memindahkan ke ruang lain yang lebih asyik.

Beberapa opsi sewa ruang meeting yang bisa dipilih biasanya dikaitkan dengan fasilitas yang diperlukan. Beberapa orang memerlukan fasilitas ruangan meeting formal misalnya dengan komputer, notebook, lcd dan bahkan layar lcd untuk presentasi.

Sementara beberapa yang lainnya justru ingin sewa ruang meeting di luar kantor karena ingin mencari suasana baru yang lebih fresh. Nah, biasanya yang dicari adalah ruang meeting yang dekat dengan sawah, pegunungan, atau ruang meeting yang bernuansa kreatif dengan tatanan anak muda milenial.

Beberapa bahkan mencari ruang meeting yang merangkap menjadi kafe, jadi agenda meeting bisa dijadikan satu dengan agenda makan makan dan bahkan bisa dilakukan party sekalian. Jadi sewa ruang meeting pun bahkan bisa dilakukan para mahasiswa yang ingin mengerjakan tugas, mengerjan proyek atau melakukan pembubaran panitia kegiatan.

Fasilitas tempat sewa ruang meeting?

Fasilitas ruangan meeting yang disewakan antara satu tempat dengan tempat lainnya tentu saja berbeda-beda, bahkan perbedaann ini sampai mendetail soal tarif atau biaya. Beberapa ruang meeting hanya menawarkan ruangan saja, sehingga kita harus membawa laptop, lcd dan bahkan layar.

Sementara beberapa ruangan sewa untuk rapat menyediakan akses lengkap peralatan presentasi dan termasuk dengan menu makanan snack. Sementara yang lain juga ada menyediakan fasilitas premium misalnya dengan akses internet berkecepatan tinggi, makan siang hingga fasilitas print dan komputer tambahan.

Jika anda memerlukan sewa ruang meeting dalam kapasitas minimal, maka carilah yang menawarkan fasilitas minimal karena bisa menghemat pengeluaran anda, sementara jika membutuhkan banyak fasilitas bisa dicari ruang meeting yang menyediakan paket lengkap.

Bagaimana strategi memilih ruangan meeting?

Ada beberapa strategi cara memilih sewa ruang meeting agar sesuai dengan kebutuhan kita, sehingga budget yang telah kita siapkan tidak membengkak, serta target dari rapat yang diadakan juga tidak berlarut-larut. Berikut beberapa strateginya:

Jika anda hanya ingin meeting bersama teman kerja, rapat klien di bawah lima orang ataupun mengerjakan tugas, maka sewa ruang meeting di coworking space adalah pilihan terbaik. Kenapa demikian? Karena sewa ruang meeting di working space biasanya murah, fasilitasnya standar untuk mahasiswa dan biasanya tersedia makanan dengan harga murah juga.

Jika anda membutuhkan ruang meeting yang elegan dan mampu menampung 10 sampai 15 orang dalam sekali rapat, anda bisa mencoba sewa ruang meeting di bagian virtual office. Biasanya mereka menyediakan ruangan rapat yang memiliki kapasitas menengah dengan harga terjangkay. Mayoritas virtual office juga terletak di tengah kota sehingga mudah bagi kita untuk mengaksesnya.

Jika anda membutuhkan ruang meeting dengan kapasitas antara 15 hingga 30 orang, maka sewa ruang meeting bisa dilakukan di hotel tengah kota dengan tipe menengah (bukan ballroomya). biasanya hotel dengan tipe kelas menengah ini menawarkan paket sewa ruang meeting dengan harga terjangkau, mereka juga menawarkan fasilitas tambahan biasanya berupa makanan dan fasilitas lcd.

Sementara itu, jika anda ingin mencari sewa ruang meeting dengan kapasitas 30-an orang dan ditambah suasana yang lebih fresh. Anda bisa memilih ruangan meeting yang berada di kafe, rumah makan di tepi kota atau di rumah makan khusus yang menawarkan paket sewa ruang rapat bersama dengan makanannya.

Bagaimana agar sewa ruang meeting bisa efektif dan efisien?

Kebanyakan orang ketika akan mencari sewa ruang meeting hanya berdasarkan rekomendasi teman atau melihat-lihat dari brosur atau penawaran online. Sebenarnya ini tidak salah, tetapi akan lebih baik anda mempertimbangkan hal hal berikut ini agar sewa ruang meeting anda bisa lebih maksimal:

Lakukan survei terlebih dahulu, walaupun hanya sekedar meeting kecil-kecilan, tetapi dengan melihat ruangan langsung dan fasilitas yang ditawarkan maka anda akan lebih puas dan bisa langsung merencanakan desain ruangan rapat.

Pastikan fasilitas apa saja yang diterima dalam paket yang ditawarkan. Beberapa tempat biasanya memisahkan biaya sewa ruang rapat dengan biaya peminjaman lcd dan layar lcd, jadi jangan sampai ketika anda memulai rapat ternyata diketahui banyak biaya biaya lain yang tak terduga.

Jika anda sewa ruang meeting dalam hitungan jam, pastikan bahwa tim anda siap datang tepat waktu. Pastikan juga bahwa ruangan yang anda sewa apakah berada dalam antrian atau tidak ada antrian sehingga anda bisa mempertimbangkan untuk menambah jam sewa agar lebih leluasa dalam rapat.

Pastikan juga jika anda ingin rapat dalam suasana formal ataupun santai. Beberapa ruang rapat bahkan melarang adanya makanan masuk ke dalam ruang yang kita sewa, sementara yang lainnya memperbolehkan.

Perhatikan bahwa dengan melakukan sewa ruang meeting sudah disesuaikan dnegan biaya operasional dan keuntungan yang didapat jauh lebih besar. Jangan sampai mengadakan rapat di tempat tempat penyewaan hanya untuk membuang uang atau tidak berkaitan sama sekali dengan penambahan manfaat bagi bisnis anda.